Cahier des charges d’un logiciel de livraison au Maroc

Décrire le parcours complet d’un colis

Écrivez un scénario principal depuis la demande du vendeur jusqu’au règlement : création, ramassage, réception en agence, affectation, mise en distribution, livraison ou retour, puis rapprochement financier. Pour chaque étape, indiquez le responsable, le statut attendu et le justificatif conservé.

Ajoutez au moins trois exceptions : adresse incomplète, destinataire absent et retour demandé. Précisez qui peut corriger l’information et comment l’historique reste visible. Ce scénario évite qu’un projet paraisse complet uniquement parce qu’il sait enregistrer un colis.

Séparer les besoins des espaces Admin, Client et Livreur

Le cahier des charges doit contenir une matrice des droits. L’administrateur pilote l’activité et les paramètres autorisés. Le client ou vendeur prépare ses propres colis, consulte ses documents et suit ses opérations. Le livreur voit les colis qui lui sont confiés et les actions prévues sur le terrain.

Pour chaque profil, listez ce qu’il peut voir, créer, modifier, imprimer et valider. Vérifiez aussi la suspension d’un compte, la réaffectation d’un dossier et la protection des informations appartenant à un autre vendeur. Une fonction disponible dans l’espace Admin n’est pas automatiquement adaptée aux autres utilisateurs.

Définir les données, imports, exports et API

Listez les champs nécessaires à un colis : référence, destinataire, téléphone, ville, adresse, montant, nature de la commande et informations de suivi. Si vous utilisez Excel, joignez un exemple fictif du fichier et marquez les colonnes obligatoires. Demandez un bilan lisible des lignes importées, rejetées ou déjà présentes.

Pour une API, nommez chaque plateforme partenaire et les échanges attendus : création de commande, changement de statut, annulation ou montant. Une API générique ne garantit aucune compatibilité. Précisez la source de référence, la gestion des doublons, les erreurs, les clés d’accès et la personne responsable lorsque le partenaire modifie son format.

Encadrer les documents, les paiements et le COD

Décrivez les bons d’envoi, de distribution, de retour et de paiement dont vous avez besoin. Pour chacun, indiquez les références, montants, destinataires et validations attendus. Le paiement à la livraison doit être rapproché du colis, du livreur, du client et des frais applicables, sans mélanger un événement logistique avec une validation financière.

Les règles comptables et fiscales doivent être validées par les personnes compétentes. Le logiciel facilite le suivi, mais le cahier des charges doit expliquer quelles pièces sont nécessaires et qui accepte un règlement ou une correction.

Lister les livrables et les conditions dans le temps

Séparez ce qui est livré une fois de ce qui continue dans le temps : installation, code source, domaine, hébergement, sauvegardes, formation, support, maintenance et mises à jour. Demandez la durée de chaque prestation et la procédure à suivre à son terme.

Si le code source est inclus, nommez aussi la base de données, les dépendances, les instructions d’installation et les droits d’utilisation. Pour le site vitrine, indiquez le logo, les couleurs, les contenus et les pages souhaitées. Les adaptations et intégrations doivent apparaître comme des lignes vérifiables du devis.

Transformer les besoins en recette de mise en service

Terminez chaque exigence par un critère d’acceptation. Exemple : avec un compte Client de test, créer un colis fictif, retrouver la même référence côté Admin, l’affecter à un Livreur et contrôler le statut affiché dans chaque espace. Le résultat doit être observable et reproductible.

Classez les critères en trois niveaux : indispensable au pilote, nécessaire avant ouverture générale et amélioration planifiable. Cette hiérarchie aide à décider sans déclarer tout urgent. Lors de la recette, conservez la version testée, les données fictives, le résultat et l’écart éventuel.

À vérifier avant de valider

• Utiliser uniquement des comptes et des données fictives pendant les essais.
• Relier chaque besoin à une action, un profil et un résultat observable.
• Inscrire au devis les adaptations, l’API, les durées et les livrables qui ne sont pas déjà démontrés.

Questions fréquentes

Faut-il indiquer un budget dans le cahier des charges ?

Oui, au moins une fourchette ou une priorité budgétaire aide à proposer un périmètre réaliste. Le devis doit néanmoins détailler l’achat initial, les prestations incluses et les coûts futurs éventuels.

Combien de scénarios faut-il tester ?

Un scénario principal et trois exceptions couvrent déjà les risques essentiels. Ajoutez ensuite les cas propres à vos paiements, à vos retours et aux plateformes que vous souhaitez connecter.

Peut-on utiliser ce cahier des charges pour demander une démonstration ?

Oui. Envoyez une version courte sans données sensibles et demandez au fournisseur de reproduire les mêmes étapes. Vous pourrez comparer les solutions sur des résultats identiques.